PROGRAM
ARSIP VITAL
Rancangan
Program Arsip Vital
A. RANCANGAN
PROGRAM ARSIP VITAL
Beberapa hal yang diperlukan dalam
dalam rancangan terkait dengan rancangan program arsip vital, yaitu :
1. Dukungan
dan persetujuan top manajemen
Program arsip vital harus mendapat
dukungan top manajemen (pimpinan level atas dalam suatu organisasi). Dukungan
ini sangat diperlukan terutama dalam kaitannya dengan anggaran.
2. Penunjukan
personal.
Pada setiap divisi atau satuan unit
kerja harus ditunjuk penanggung jawab atas terlaksananya program arsip vital.
Personal yang dimaksud adalah orang-orang yang memahami dan menguasai tentang
fungsi organisasi, pentingnya arsip vital dalam kehidupan organisasi, serta
dapat menentukan jenis-jenis arsip vital.
3. Penentuan
jenis arsip vital.
Agar program arsip vital jelas arahnya
maka jenis-jenis arsip yang termasuk vital bagi organisasi harus diketahui.
Penentuan arsip vital merupakan proses lanjutan dari kegiatan pengolahan data.
4. Penentuan
lokasi penyimpanan.
Penyimpanan arsip vital dapat bersatu
dengan gedung kantor (onsite), atau
terpisah atau memanfaatkan jasa penyimpanan arsip vital (offsite).
5. Penentuan
metode penyimpanan.
Metode penyimpanan arsip vital harus
mempertimbangkan faktor keamanan, baik aman dari ancaman manusia (perusakan,
pencurian arsip) maupun ancaman lain yang menyebabkan arsip vital organisasi
tidak tersedia ketika diperlukan.
B. PELAKSANAAN SURVEI
ARSIP VITAL
Setelah
rancangan program arsip vital disusun, selanjutnya diikuti dengan kegiatan
survei arsip vital. Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan inventarisasi secara
menyeluruh dari arsip yang tercipta di dalam suatu organisasi. Menurut Betty R.
Ricks, survei arsip vital merupakan suatu teknik pengumpulan informasi arsip
tentang jumlah, tipe, fungsi, pengorganisasian arsip. Adapun data yang disurvei
adalah macam-macam arsip yang dimiliki, lokasi penyimpanan, kriteria arsip
(aktif, inaktif), vital atau tidaknya arsip. Untuk mengidentifikasi arsip
vital, yang merupakan kebutuhan utama adalah melakukan kegiatan inventarisasi
arsip vital.
C.
EVALUASI
PROGRAM ARSIP VITAL
Dalam
evaluasi program arsip vital, seorang Records
Manager diharapkan mampu mengevaluasi pelaksanaan yang telah berlangsung.
Apakah itu terkait dengan personil yang melakukan pendataan, peralayan survei
berupa formulir yang terbatas dan kurang dipahami oleh sebagian besar surveyor,
waktu pelaksanaan yang terlalu singkat, tidak akomodatifnya perlakuan dari
setiap satuan unit kerja atau juga masalah-masalah lain yang dijumpai selama
pelaksanaan program. Masalah-masalah yang tidak dapat dipecahkan tersebut harus
segera dianalisisuntuk diketahui penyebab-penyebabnya sehingga segera dapat
ditindaklanjuti. Semakin cepat permasalahan dalam program arsip vital itu
diketahui dan ditindaklanjuti dengan langkah-langkah penyelesaian yang cepat
maka akan semakin berkualitas juga hasil yang diperoleh karena telah dilakukan
perbaikan-perbaikan atas permasalahan tadi.
Evaluasi
juga dapat dilakukan terhadap jadwal retensi arsip vital yang mungkin telah
dimiliki oleh organisasi. Evaluasi terhadap jadwal retensi arsip vital tentunya
terkait dengan penentuan jenis-jenis arsip yang menjadi arsip vital atau berapa
lama arsip tersebut disimpan oleh organisasi.
Jadwal
Retensi Arsip Vital
A. TUJUAN
RETENSI ARSIP VITAL
Retensi
arsip vital memiliki 2 tujuan utama, yaitu memenuhi keperluan perusahaan dan
persyaratan perundang-undangan ( Sulistyo Basuki; 1996: 197). Dalam rangka
memenuhi keperluan ataupun kepentingan perusahaan, terkait dengan cara
bagaimana mengurangi pengelolaan arsip vital dan bagaimana efektifitas dari
tersedianya arsip vital bagi perusahaan.
1. Mengurangi
Biaya Pengelolaan Arsip Vital
Program retensi arsip vital bertujuan
untuk mengurangi biaya pengelolaan arsip vital, artinya setiap perusahaan
bermaksud menekan efisiensi pengeluaran pengelolaan arsip vital.
2. Efektifitas
Tersedianya Arsip Vital
Tujuan lain dari program retensi arsip
vital adalah efektifitas di dalam menyediakan arsip vital, dengan kata lain
arsip vitalnya mudah diketemukan kembali ketika organisasi membutuhkan.
B.
PENYUSUNAN RETENSI ARSIP VITAL
Penyusunan
jadwal retensi arsip vital merupakan kegiatan untuk menentukan masa simpan
maupun nasib akhir dari arsip vital. Hasil analisis arsip vital yang telah
dilakukan satu per satu pada setiap arsipnya, selanjutnya dituangkan dalam
bentuk Jadwal Retensi Arsip Vital. Pada jadwal retensi arsip vital memiliki
format yang berbeda dengan format jadwal retensi arsip pada umumnya. Apabila
dalam format jadwal retensi arsip memiliki format yang standar, dimana memuat
serius arsip, masa simpan (aktif dan inaktif) termasuk juga penentuan nasib
akhir arsip, apakah akan disimpan permanen menjadi arsip statis maka format
retensi arsip vital memiliki kekhususan tersendiri, pada kolom masa simpan
tidak berdasarkan fungsi tetapi langsung menyebut lokasi penyimpanan arsip,
berapa lama arsip tersebut akan disimpan pada central file, records center maupun dimusnahkan. Kemudian,
perbedaan lainnya adalah dicantumkannya sejarah latar belakang terciptanya
arsip vital dan tujuan dari disimpannya arsip ini sebagai arsip vital, termasuk
yang paling utama adalah metode perlindungan terhadap arsip vital ini maupun
instruksi-instruksi khusus terhadap arsip vital ini.
C.
TRANSFER PENYIMPANAN ARSIP VITAL
Menurut
Betty Ricks transfer dan prosedur pemindahan mencakup tiga hal, yaitu:
1. Daftar
Induk Arsip Vital
Daftar ini hasil identifikasi arsip
vital yang telah dilakukan pada setiap unit kerja atau bagian, bisa mengacu
daftar arsip vital pada pegidentifikasian arsip vital. Daftar Induk Arsip Vital
memberikan kewenangan bagi setiap unit kerja dalam menyusun prosedur
perlindungan arsip vital.
2. Transfer
Arsip Vital
Prosedur transfer dan perlindungan arsip
vital harus dibuat dan disebarluaskan ke setiap bagian. Arsip vital dapat
dipindahkan dari central file ke records
center dalam suatu periode tertentu, apakah itu setiap hari (daily), mingguan (weekly), atau bulanan (monthly).
3. Prosedur
Penanganan Arsip
Beberapa hal yang perlu dicantumkan pada
prosedur penanganan arsip, antara lain:
a. Jika
terjadi suatu bencana pada jam kerja maka jika memungkinkan arsip harus
diupayakan dikembalikan ke tempatnya semula.
b. Arsip
vital tidak diperkenankan disimpan di suatu ruang kerja yang bukan tempatnya.
c. Pegawai
tidak diperkenankan menumpuk arsip-arsip penting di atas meja kerja.
d. Arsip
vital bisa saja tidak terlindungi jika dipakai pihak lain.
