MANAJEMEN ARSIP

PROGRAM ARSIP VITAL

Rancangan Program Arsip Vital

    A.    RANCANGAN  PROGRAM  ARSIP  VITAL

Beberapa hal yang diperlukan dalam dalam rancangan terkait dengan rancangan program arsip vital, yaitu :

1.      Dukungan dan persetujuan top manajemen

Program arsip vital harus mendapat dukungan top manajemen (pimpinan level atas dalam suatu organisasi). Dukungan ini sangat diperlukan terutama dalam kaitannya dengan anggaran.

2.      Penunjukan personal.

Pada setiap divisi atau satuan unit kerja harus ditunjuk penanggung jawab atas terlaksananya program arsip vital. Personal yang dimaksud adalah orang-orang yang memahami dan menguasai tentang fungsi organisasi, pentingnya arsip vital dalam kehidupan organisasi, serta dapat menentukan jenis-jenis arsip vital.

3.      Penentuan jenis arsip vital.

Agar program arsip vital jelas arahnya maka jenis-jenis arsip yang termasuk vital bagi organisasi harus diketahui. Penentuan arsip vital merupakan proses lanjutan dari kegiatan pengolahan data.

4.      Penentuan lokasi penyimpanan.

Penyimpanan arsip vital dapat bersatu dengan gedung kantor (onsite), atau terpisah atau memanfaatkan jasa penyimpanan arsip vital (offsite).

5.      Penentuan metode penyimpanan.

Metode penyimpanan arsip vital harus mempertimbangkan faktor keamanan, baik aman dari ancaman manusia (perusakan, pencurian arsip) maupun ancaman lain yang menyebabkan arsip vital organisasi tidak tersedia ketika diperlukan.

   B.     PELAKSANAAN  SURVEI  ARSIP  VITAL

Setelah rancangan program arsip vital disusun, selanjutnya diikuti dengan kegiatan survei arsip vital. Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan inventarisasi secara menyeluruh dari arsip yang tercipta di dalam suatu organisasi. Menurut Betty R. Ricks, survei arsip vital merupakan suatu teknik pengumpulan informasi arsip tentang jumlah, tipe, fungsi, pengorganisasian arsip. Adapun data yang disurvei adalah macam-macam arsip yang dimiliki, lokasi penyimpanan, kriteria arsip (aktif, inaktif), vital atau tidaknya arsip. Untuk mengidentifikasi arsip vital, yang merupakan kebutuhan utama adalah melakukan kegiatan inventarisasi arsip vital.

   C.     EVALUASI  PROGRAM  ARSIP  VITAL

Dalam evaluasi program arsip vital, seorang Records Manager diharapkan mampu mengevaluasi pelaksanaan yang telah berlangsung. Apakah itu terkait dengan personil yang melakukan pendataan, peralayan survei berupa formulir yang terbatas dan kurang dipahami oleh sebagian besar surveyor, waktu pelaksanaan yang terlalu singkat, tidak akomodatifnya perlakuan dari setiap satuan unit kerja atau juga masalah-masalah lain yang dijumpai selama pelaksanaan program. Masalah-masalah yang tidak dapat dipecahkan tersebut harus segera dianalisisuntuk diketahui penyebab-penyebabnya sehingga segera dapat ditindaklanjuti. Semakin cepat permasalahan dalam program arsip vital itu diketahui dan ditindaklanjuti dengan langkah-langkah penyelesaian yang cepat maka akan semakin berkualitas juga hasil yang diperoleh karena telah dilakukan perbaikan-perbaikan atas permasalahan tadi.

Evaluasi juga dapat dilakukan terhadap jadwal retensi arsip vital yang mungkin telah dimiliki oleh organisasi. Evaluasi terhadap jadwal retensi arsip vital tentunya terkait dengan penentuan jenis-jenis arsip yang menjadi arsip vital atau berapa lama arsip tersebut disimpan oleh organisasi.

Jadwal Retensi Arsip Vital

   A.    TUJUAN RETENSI ARSIP VITAL

Retensi arsip vital memiliki 2 tujuan utama, yaitu memenuhi keperluan perusahaan dan persyaratan perundang-undangan ( Sulistyo Basuki; 1996: 197). Dalam rangka memenuhi keperluan ataupun kepentingan perusahaan, terkait dengan cara bagaimana mengurangi pengelolaan arsip vital dan bagaimana efektifitas dari tersedianya arsip vital bagi perusahaan.

1.      Mengurangi Biaya Pengelolaan Arsip Vital

Program retensi arsip vital bertujuan untuk mengurangi biaya pengelolaan arsip vital, artinya setiap perusahaan bermaksud menekan efisiensi pengeluaran pengelolaan arsip vital.

2.      Efektifitas Tersedianya Arsip Vital

Tujuan lain dari program retensi arsip vital adalah efektifitas di dalam menyediakan arsip vital, dengan kata lain arsip vitalnya mudah diketemukan kembali ketika organisasi membutuhkan.

   B.     PENYUSUNAN RETENSI ARSIP VITAL

Penyusunan jadwal retensi arsip vital merupakan kegiatan untuk menentukan masa simpan maupun nasib akhir dari arsip vital. Hasil analisis arsip vital yang telah dilakukan satu per satu pada setiap arsipnya, selanjutnya dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip Vital. Pada jadwal retensi arsip vital memiliki format yang berbeda dengan format jadwal retensi arsip pada umumnya. Apabila dalam format jadwal retensi arsip memiliki format yang standar, dimana memuat serius arsip, masa simpan (aktif dan inaktif) termasuk juga penentuan nasib akhir arsip, apakah akan disimpan permanen menjadi arsip statis maka format retensi arsip vital memiliki kekhususan tersendiri, pada kolom masa simpan tidak berdasarkan fungsi tetapi langsung menyebut lokasi penyimpanan arsip, berapa lama arsip tersebut akan disimpan pada central file, records center maupun dimusnahkan. Kemudian, perbedaan lainnya adalah dicantumkannya sejarah latar belakang terciptanya arsip vital dan tujuan dari disimpannya arsip ini sebagai arsip vital, termasuk yang paling utama adalah metode perlindungan terhadap arsip vital ini maupun instruksi-instruksi khusus terhadap arsip vital ini.

   C.     TRANSFER PENYIMPANAN ARSIP VITAL

Menurut Betty Ricks transfer dan prosedur pemindahan mencakup tiga hal, yaitu:

1.      Daftar Induk Arsip Vital

Daftar ini hasil identifikasi arsip vital yang telah dilakukan pada setiap unit kerja atau bagian, bisa mengacu daftar arsip vital pada pegidentifikasian arsip vital. Daftar Induk Arsip Vital memberikan kewenangan bagi setiap unit kerja dalam menyusun prosedur perlindungan arsip vital.

2.      Transfer Arsip Vital

Prosedur transfer dan perlindungan arsip vital harus dibuat dan disebarluaskan ke setiap bagian. Arsip vital dapat dipindahkan dari central file ke records center dalam suatu periode tertentu, apakah itu setiap hari (daily), mingguan (weekly), atau bulanan (monthly).

3.      Prosedur Penanganan Arsip

Beberapa hal yang perlu dicantumkan pada prosedur penanganan arsip, antara lain:

a.       Jika terjadi suatu bencana pada jam kerja maka jika memungkinkan arsip harus diupayakan dikembalikan ke tempatnya semula.

b.      Arsip vital tidak diperkenankan disimpan di suatu ruang kerja yang bukan tempatnya.

c.       Pegawai tidak diperkenankan menumpuk arsip-arsip penting di atas meja kerja.

d.      Arsip vital bisa saja tidak terlindungi jika dipakai pihak lain.